Derfor kan målrettet brug af tidsregistrering skabe resultater på bundlinjen

Mon ikke de fleste virksomheder og organisationer har et ønske om, at deres tidsregistrering skal skabe værdi. Hvorfor ellers bruge det? Men mon ikke også de fleste kan nikke genkendende til, at det til tider kan være en udfordring at beskrive og nuancere opgavetyper, så det giver mening for den enkelte medarbejder og skaber værdi for organisationen?
Og hvordan undgår man, at medarbejderne føler sig overvåget, og i stedet ser tidsregistreringen som en hjælp til at koordinere en travl hverdag?

I Geokon er vi ikke i tvivl om, at der er store gevinster at hente ved fuld elektronisk tidsregistrering, hvor man opbygger vigtige data – blandt andet til analyser af driftsopgaver, grundlag for fakturering, budgetter, handleplaner og ressourceplanlægning, og på den måde skaber overblik og større sammenhæng i en hektisk hverdag.

Men hvad oplever vores brugere egentlig, når de benytter sig af GeoEnviron Tidsregistrering?

Karin Bak, der er funktionsleder i Center for Natur og Miljø i Rebild Kommune, vil gerne dele hendes betragtninger og erfaringer i forbindelse med, at de er gået over til 100% elektronisk tidsregistrering – som indebærer registrering på opgaver, brugerbetalte ydelser og medarbejdernes flekstid.

Og helt konkret kan Karin Bak aflæse en øget indtjening på bundlinjen med 3-400.000 kroner, efter de er gået over til fuld tidsregistrering.

Medarbejderinvolvering giver større viden, overblik og ejerskab

Men før vi se på de tal, fortæller Karin mig om opstarten: ”Før vi implementerede den fulde elektroniske tidsregistrering, var det kun en lille gruppe, der arbejdede med – og udfærdigede handleplaner for alle i afdelingen. Da vi så i 2015/16 besluttede os for at indføre 100% tidsregistrering for hele afdelingen, valgte vi samtidigt, at alle medarbejdere skal deltage i udarbejdelsen af handleplanerne. Vi kan se, at involveringen af alle medarbejder er med til at skabe et bedre overblik og giver en større oplevelse af ejerskab for hver enkelte medarbejdere.

Så nu ligger det helt fast hvert år, at vi rykker 2 dage ud af vores kalender, hvor vi sammen planlægger det kommende års opgaver og ressourcebehov. Og på baggrund af de rapporter vi trækker fra GeoEnviron Tidsregistrering, kan vi se det forgangne års resultater. Rapporterne viser os, hvor mange opgaver vi har fået ind i systemet, og hvor lang tid vi har brugt på dem. Den viden bruger vi til at sætte et estimat op til det kommende år og lave en konkret arbejdsplan – det er super håndgribeligt og fungerer rigtig godt.

Når vi på den måde kan synliggøre mængden af opgaver sammenholdt med antal ledige hænder, kan vi jo også langt bedre tage stilling til, hvilke opgaver der må vige pladsen for andre. Og særligt i de situationer, hvor en medarbejder er fraværende i længere tid eller måske helt stopper, skal vi hurtigt kunne tjekke, hvilke opgaver der ligger på den pågældende medarbejder og så fordele dem til nogle af de andre kolleger. På den måde undgår vi, at der er opgaver, som går helt i stå eller bliver glemt.”

”Og samtidig”, pointerer Karin, ”kan vi vise vores politikere, hvordan arbejdssituationen ser ud og fortælle dem, hvordan vi har valgt at prioritere opgaverne. Med vores kvartalsopfølgninger kan vi også nøje følge, om der er afvigelser – og hvad forklaringen på dette er. Vi har jo netop været ud og fortælle politikerne, ud fra vores estimering, at det er sådan her, vi gør. Så hvis vi har for store afvigelser, skal vi også have en god forklaring.”

Ændring i mindsettet har været med til at øge indtjeningen

Til mit nysgerrige spørgsmål om, hvordan tidsregistreringen har givet øget indtjening, forklarer Karin mig: ”Da vi startede med den elektroniske tidsregistrering, tog vi en beslutning om at registrere alt. Det vil sige, at hvis ikke du tidsregistrerer for hele din arbejdsdag, begynder det at gå ud over din flekstid. Det giver os blandt andet et mere realistisk billede af, hvor lang tid de enkelte opgaver tager. Og det, at vi arbejder med helt konkrete tidsintervaller på opgaverne, har flyttet rigtig meget i forhold til tidligere, hvor vi nogle gange gættede os til, hvor lang tid vi brugte på en opgave.

Netop det, at vi er blevet skarpe på tidsregistreringen, har været med til at generere en øget indtjening.” ”Det er min erfaring, at sagsbehandlere generelt er noget tilbageholdene, når det gælder fakturering af tid på tilsyns- og godkendelsesopgaver.  Karin tænker lidt og tilføjer: ”Jeg tror såmænd, at det er meget naturligt for os mennesker at være imødekommende og vise velvillighed, når en situation bliver en smule relationel. Men når venligheden koster på ens egen flekstid, bliver man opmærksom på at få registreret det reelle tidsforbrug.  Den ændring har faktisk betydet, at vi er gået 3 – 400.000 kroner op i indtjening påopgaver omfattet af brugerbetaling.”

”Fokusset på fuld tidsregistrering,” fortæller Karin videre, ”har også været med til at ændre tidsfornemmelsen af de mere trælse opgaver. Medarbejderne kan nogle gange have en oplevelse af at bruge for meget tid på de mindre spændende opgaver, som kan fylde mere i tanker end i praksis. Nu kan jeg, sammen med medarbejderne, se på det reelle tidsforbrug på de forskellige opgaver, og på den måde finder de ofte ud af, at den her trælse opgave alligevel ikke tog så lang tid – og det kan jo være med til at ændre fortællingen til næste gang, de sidder med samme type opgave.

Elimenér gætteriet og skufferegnskabet og få brugbare data

”En væsentlig pointe, når man vælger at tidsregistrere,” fortsætter Karin, ”er – og det gælder jo uanset omfanget af tidsregistreringen – at man gør sig nogle seriøse overvejelser om, hvilke typer opgaver man lægger ind i systemet. Hvad ønsker man, der skal faktureres og / eller tidsregistreres på.

Vi har med vilje luget ud i alt det, der lugter af noget, der ikke er helt konkret – f.eks. ”diverse”, som meget hurtigt, uden styring, kommer til at fungere som én stor skraldespand. Og vi kunne se, at hvis ikke vi fik ryddet op, så ville vi heller ikke kunne stole på de tal, som vi bruger til at estimere næste års handleplaner med. Den større styring giver større gennemsigtighed og har betydet meget i forhold til at eliminere gætterierne.

Og med hensyn til skufferegnskaber, kan vi også se en gevinst. Som mange andre kommuner benyttede vi regneark til at holde styr på opgaver, flekstid m.m., før vi overgik til den fulde elektroniske tidsregistrering. Og da vi brugte regnearkene, var der mange medarbejdere, der kørte skufferegnskaber. Altså i virkeligheden dobbeltregnskaber, fordi de var usikre på, om de kunne stole 100% på regnearket – og ens fritid er man naturligt nok ikke villig til at gå på kompromis med. Dobbeltregnskaberne er heldigvis holdt op, for holdningen er, at hvis bare man tidsregistrerer korrekt, så udregner systemet ens flekstid korrekt.”

Derfor gav det mening at vælge GeoEnviron Tidsregistrering

Her til sidst snakker jeg med Karin om årsagen til, at deres valg faldt på GeoEnviron Tidsregistrering. Karin svarer hurtigt: ”For mig at se, er det vigtigt, når man vil lykkes med at skabe nye arbejdsrutiner og et nyt mindset, at brugerfladen, der skal understøtte forandringen, er nem og gennemskuelig. Man kan sikkert få andre programmer, der kan gøre det samme som jeres, men for os har det været nemt med GeoEnviron, fordi mange i afdelingen bruger og kender systemet i forvejen.

Vi kender sikkert alle eksempler på systemer, hvor man oplever, at det er omstændigt at tidsregistrere, og så skubber man meget nemt opgaven foran sig – i værste fald begynder man at holde de før omtalte skufferegnskaber.

Her i Center for Natur og Miljø sidder vi ca. 40 medarbejdere, og selv om det ikke er alle 40, der er på tilsyn og laver indberetning med brugerbetaling i GeoEnviron, så fortæller selv dem, der ikke bruger GeoEnviron på daglig basis, at de synes, det er nemt at bruge tidsregistreringen. Du kan stort set heller ikke lave noget forkert derinde. Og skulle man fx have lavet en fejl, som har betydning for den regning, der sendes ud til en virksomhed eller landbrug, er det efterfølgende nemt at rette fejlen og sende en ny faktura ud.

Det er en stor fordel, at systemet er så brugervenligt.