Arkivering – svar på jeres spørgsmål

Som du måske allerede ved, vil vi gerne tilbyde alle vores kunder assistance med den lovpligtige arkivering af GeoEnviron data. I den forbindelse er vi i gang med at kontakte alle jer, der selv hoster GeoEnviron.

Meget forståeligt har mange af jer spørgsmål, og vi prøver her at svare på de hyppigst forekommende.

Hvilke data skal arkiveres?

Alle data, der gemmes af GeoEnviron modulerne Byggesag, Feltundersøgelse, Jordforurening, Landbrugs- og Virksomhedstilsyn, er blevet vurderet bevaringsværdige af Rigsarkivet. Dataene skal konverteres til et arkivformat og afleveres til det relevante arkiv.

Endvidere skal GeoEnviron modulerne Jordflytning og Tankanlæg nærmere vurderes som led i en analyse af, hvordan den enkelte kommune har benyttet GeoEnviron.

Vi arkiverer allerede dokumenter gennem vores ESDH system, skal vi også arkivere vores GeoEnviron data?

Ja, alle jeres data fra GeoEnviron Byggesag, Feltundersøgelse, Jordforurening, Landbrugs- og Virksomhedstilsyn skal arkiveres, selv om sagsdokumenterne allerede arkiveres gennem ESDH systemet.

Jeg skal til at aflevere vores GeoEnviron datasæt til Geokon, og jeg vil gerne vide, hvordan dataene bliver opbevaret.

Geokon er vant til de høje sikkerhedskrav, der følger med ansvaret for kommunale data, og vi har aldrig lidt datatab.

Afleveret data gemmes på samme måde som data vi i forvejen opbevarer for de kommuner, der vælger at få hostet deres GeoEnviron løsning hos os. Endvidere gemmes dataene på et fildrev, hvor adgang er begrænset til de Geokon medarbejdere, som arbejder med arkivering.

Vores hosting partner er BFIH certificeret og underlagt kontrolforanstaltninger og sikkerhedskrav ifølge ISAE 3402 og ISO 27002.

Hvor ofte skal man arkivere?

Rigsarkivet anbefaler, at der foretages regelmæssige afleveringer, ca. hvert femte år, for

• at sikre sig imod datatab
• at sikre, at informationer kan omdannes til arkivformat
• at sikre, at der i organisationen er viden om systemets anvendelse gennem hele anvendelsesperioden, da denne viden skal omsættes til et notat, som skal indgå i den ledsagende dokumentation til arkivversionen.

Kommuner er forpligtet til at aflevere GeoEnviron data, inden det tages ud af administrativt brug.

Hvis vi vælger Geokon som leverandør, hvor lang tid vil det tage at få godkendt vores arkivaflevering?

Processen med at få godkendt en arkiv aflevering tager typisk omkring 2 måneder fra start til slut. Hvornår Geokon vil kunne tilbyde at påbegynde afleveringsarbejdet afhænger af antallet af bestillinger.

Hvad består Geokons arkiveringstilbud af? Hvad er inkluderet, og hvad er ikke inkluderet?

Vi leverer en nøglefærdig løsning, hvor Geokon varetager arbejdet med at få godkendt dataafleveringen af kommunens GeoEnviron data til det relevante arkiv. Du er velkommen til at kontakte os for at høre præcis, hvad tilbuddet indbefatter.

Hvad er lovgrundlaget for arkiveringen af GeoEnviron data?

Den 30. april 2014 har Rigsarkivet, i samarbejde med de kommunale parter, foretaget en bevarings- og kassationsvurdering af GeoEnviron.

Vurderingen er sket ud fra bekendtgørelse nr. 1000 af 20. september 2004 og bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010.

Vurderingen fastlægger, at data i fagsystemet GeoEnviron skal bevares og afleveres til arkiv af historiske hensyn.

Læs mere